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Administración. La importancia de los procesos y los procedimientos

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Napoleón Roldán Chacón.
Docente Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales, U.D.C.A.

Dentro del proceso de mejoramiento continuo de la calidad, que deben adoptar las organizaciones modernas para atender eficazmente los requisitos, necesidades y expectativas de sus usuarios o beneficiarios, tanto externos como internos, la identificación, estructuración y documentación de los procesos y procedimientos inmersos en su quehacer se constituye en un mecanismo de planificación idóneo y expedito para orientar el rumbo hacia el logro de los objetivos institucionales, al igual que para la gestión y la evaluación permanente en la perspectiva de contribuir a la creación de un sistema de aseguramiento de la calidad, que garantice la producción de bienes o prestación de servicios, tanto públicos como privados.

Ordenar y documentar la selección de dichos procesos, etapas, procedimientos y actividades permite a las instituciones racionalizar el uso de los recursos al simplificar trámites, evitar funciones repetitivas, eliminar cuellos de botella por indefinición y evitar la evasión de responsabilidades, lo cual se traduce en ahorro de tiempo, movimientos y costos operacionales. Es por ello que las empresas del deporte deben ingresar a la nueva tendencia de implementar sus procesos y procedimientos.

Para comenzar este tema conviene distinguir entre dos vocablos que muchos toman como sinónimos, pero no lo son: proceso y procedimiento.
La palabra procedimiento proviene de la voz latina processus, que es el sustantivo del verbo procedere, que a su vez significa caminar hacia adelante, marchar de frente, avanzar, progresar. Luego, proceso es marcha hacia adelante, avance, progreso, desarrollo.
La palabra proceso es de formación más reciente que la anterior, y significa la manera de realizar algo, a modo de mover, la forma en que el acto es movido.

Es así, que una vez identificadas estas expresiones y ajustándonos a la realidad que presentan las organizaciones del deporte se analiza que al iniciar con un proceso, este indica cual es el progreso, avance de la organización y con esto se da apertura al procedimiento, que permite indicar hacia dónde se debe direccionar la gestión, es decir, la manera de hacer alguna actividad.

Además, no se puede desconocer que las organizaciones han ingresado en la nueva tendencia de implementar sus propios procesos y procedimientos, en busca de mejorar su efectividad. Las organizaciones eficientes reconocen a la calidad de la administración como el factor que desencadena el éxito del negocio. Por lo tanto, al observar cómo una organización busca fortalecer sus diferentes procesos y consolidar sus procedimientos desde su estructura funcional, simultáneamente dedique tiempo al mejoramiento de aquellas normas que elaboradas y validadas se puedan implementar para lograr calidad en sus servicios o productos. Por otra parte, al definir el tipo de organización bien sea de carácter público o privado, esta debe definir una serie de parámetros a cumplir- Es así que las instituciones al analizar y evaluar su desempeño deben implementar una serie de procesos que le permitan adelantar diferentes alternativas de desarrollo organizacional, para alcanzar el éxito.

Las organizaciones del deporte en la actualidad deben comenzar con la implementación de diferentes alternativas de desarrollo, en busca de crear un sistema de gestión de calidad. Así, a las empresas deportivas que estén en este tipo de acciones (que permiten implantar sus propios procesos, con el objetivo de articular su principios misionales) con el contexto donde desarrolla su objeto social, les será de vital importancia contar con un Manual de Procesos y Procedimientos.

“El manual de procesos y procedimientos tiene como propósito fundamental servir de soporte para el desarrollo de las acciones, que en forma cotidiana la entidad debe realizar, a fin de cumplir con cada competencia particular asignadas por mando constitucional o legal, con la misión fijada y lograr la visión trazada”.

El manual se basa en un modelo de operación por procesos, lo que permite administrar la entidad como un todo, definir las actividades que agregan valor, trabajar en equipo y disponer de los recursos necesarios para su realización.

Un modelo de operación por procesos favorece el cumplimiento de los principios de responsabilidad, al definir los macro procesos y procesos, de acuerdo con los preceptos constitucionales y legales, la misión y visión de la entidad, además de economía, al identificar con precisión los insumos para cada proceso, con las condiciones de calidad y cantidad requeridas; de eficiencia, al evitar la duplicidad de funciones, y de eficacia, al definir la cadena de valor o mapa de procesos de manera coherente y armónica con los planes y programas de la Institución.
Para una empresa, este manual constituye un avance fundamental en el camino hacia la consolidación de un sistema de gestión de la calidad con fundamento en la norma técnica implementada por los organismos que se encargan de validar este tipo de procesos y para este caso Icontec.

Objetivos de un modelo de procedimientos

Ahora bien, un modelo de operación por procedimientos cuenta con los siguientes objetivos:
•Estandarizar las funciones y formas de proceder de la institución deportiva, para ser más efectivos en la consecución de los objetivos institucionales, de acuerdo con la unificación de los criterios internos y externos que garanticen el control de la organización.
•Fortalecer los procesos de evaluación del sistema de control interno, para generar las herramientas necesarias que permitan apoyar la toma de decisiones, garantizando el mejoramiento continuo y con ello el cumplimiento de sus objetivos organizacionales y sociales.
•Incrementar la eficiencia operacional a través de una interrelación de los diferentes agentes, en busca de la eliminación de las actividades repetitivas y la integración de las tareas críticas de éxito.
• Desarrollar un manual de procesos y/u operación, a través del cual se definan métodos, procedimientos e instrumentos básicos, que permitan el fortalecimiento de la organización y se desarrolle una filosofía gerencial, que a su vez sea fundamental en el autocontrol, el apoyo a la administración, el uso adecuado y eficiente de los recursos, de acuerdo con la administración de riesgos.

Gobernación del Risaralda

Por lo anterior, el manual de procesos y de procedimientos conforma uno de los elementos principales tácticos que sirven como mecanismo de consulta permanente por parte de todos los trabajadores, que permiten un mayor desarrollo en la búsqueda del autocontrol. Una de las principales funciones del manual es permitir que todas las tareas y procedimientos por área vinculada, así como la información relacionada sean totalmente confiables, con el fin de verificar los parámetros clave de los procedimientos, que se toman como guía en cualquier proceso de verificación y dan paso a los macro procesos, los procesos y los procedimientos.
Para iniciar la implementación de este tipo de procesos debemos de analizar cuáles son los diferentes actores que están inmersos en el desarrollo e implementación del mismo, y para ello se tiene:

Macro procesos
Son el “conjunto de acciones coordinadas que la entidad debe realizar, a fin de cumplir con cada competencia particular asignada por mandato legal, con la misión fijada y lograr la visión trazada”.

De igual forma, el manual de procesos y procedimientos es la “Manera más general de agrupar el mayor número de procesos o actividades que se ejecutan para alcanzar un mismo fin, o la generación de unos productos o servicios específicos.
Según su propósito se clasifican en tres tipos: Estratégicos, Misionales y de Apoyo”.

• Macro procesos Estratégicos: agrupación de procesos a través de los cuales una organización gerencia el diseño y desarrollo de los demás procesos.
• Macro procesos Misionales: se entienden como el conjunto de procesos y actividades estratégicas y relevantes de la entidad, que están directamente relacionadas con su función, misión institucional y la obtención de los resultados, productos o servicios necesarios a sus grupos de interés y que al actuar de manera interdependiente determinan la forma más económica, eficiente y eficaz para lograrlo.
•Macro procesos de Apoyo: son aquellos que no están directamente relacionados con la generación de los productos o servicios propios de la función y la misión de la entidad, pero otorgan el soporte para que los Misionales y Estratégicos se desarrollen.

La interacción de los Macro Procesos Misionales con los Estratégicos y de Apoyo, permiten establecer la estructura general del Modelo de Operación de la institución, el cual deberá contener los macro procesos definidos, los procesos y subprocesos identificados, las actividades que los conforman y las tareas necesarias para ejecutar dichas actividades. Igualmente, el Modelo de Operación debe contener las relaciones que se dan entre los diferentes procesos, actividades y tareas organizacionales que garanticen la coordinación de actividades necesarias para generar los resultados, bienes y servicios, que son propios de la función de la entidad.

• Procesos/subprocesos: conjunto armónico de actividades, que lógicamente relacionadas generan un resultado o producto específico para un grupo de interés determinado, ya sea este interno o externo.
Además determinan la red de acciones planeadas y coordinadas que generan los resultados y los productos requeridos por la entidad, para entregar a la comunidad y a diversos grupos de interés, bajo las condiciones de calidad, cantidad y oportunidad requeridas para su beneficio.

“Sobre los procesos se hace necesario iniciar un desarrollo que permita su despliegue, el diseño de los parámetros que garanticen su ejecución y la mejor forma de asegurar la operación de la entidad, lo cual debe contemplar la definición del objetivo, la base legal que soporta cada proceso y la definición de actividades y tareas que garantizan su ejecución. Cada uno de estos parámetros se define como: el Normograma, que es un conjunto de normas asociadas con los objetivos del proceso, sean éstas de carácter externo (Constitución Política, leyes, etc.) o de carácter interno (políticas, normas administrativas, etc.) que soportan legalmente y en relación con la función de la entidad, la ejecución de los procedimientos. Por lo anterior se puede concluir que los procedimientos autorregulan la operación de la entidad, al definir la manera como se coordinan las acciones de operación para la obtención de los resultados y/o productos necesarios a los grupos de interés, lo cual facilita la autogestión, brinda la confianza y responsabilidad necesaria para que cada funcionario sustente su hacer mediante el autocontrol”.

Universidad Tadeo Lozano.

Para lograr el cumplimiento de los procesos se tienen unos objetivos:
• Lograr hacer efectiva la base legal que rige la operación de cada uno de los procesos integrantes del Modelo de Operación.
• Definir los parámetros de operación de cada proceso, sus actividades y tareas, garantizando el cumplimiento del objetivo del macro proceso al cual pertenece y contribuye.
• Definir los flujos de información, para dar cumplimiento a los objetivos de las actividades necesarias a la adecuada gestión u operación de la entidad.
• Asignar las responsabilidades que le competen a cada empleado para que la entidad desarrolle adecuadamente su función.
• Establecer los niveles de autoridad y responsabilidad requeridos en la ejecución de las acciones propias a la operación de la entidad.
• Canalizar los recursos y capacidades institucionales requeridos en la realización de los procesos.
Igualmente se debe contemplar que existen unos niveles de responsabilidad. Por lo tanto “los niveles ejecutivos de la entidad son responsables del diseño de los
Procedimientos. Para ello cuentan con el apoyo de cada uno de los empleados involucrados en su operación, bajo la coordinación y supervisión de los niveles de dirección. De conformidad con lo anterior, el responsable de cada proceso juega un papel protagónico en el Diseño de los Procesos, dado su nivel de autoridad y responsabilidad directa sobre él”.
Para que estos procesos y procedimientos cumplan su función se hace necesario definir unos parámetros de Evaluación, los cuales se presentan a continuación:
• Definición en la normativa que autorregula el Sistema de Control Interno de los procedimientos, instructivos e instrumentos que garantizan su diseño, implementación, mantenimiento y evaluación.
• Congruencia entre las actividades y tareas, con los objetivos de cada uno de los procesos para los cuales se diseñan.
• Consistencia de los productos esperados en cada proceso, con la función constitucional, las competencias legales y los planes y programas de la entidad.
• Requisitos de los insumos requeridos para desarrollar las actividades y tareas, en procura de la obtención de los productos necesarios para el logro de los propósitos institucionales.
• Validación de la información utilizada en cada proceso, actividad y tarea, con los objetivos que este persigue.
• Coherencia en la definición de los perfiles de los cargos con relación a las actividades y tareas definidas para dar cumplimiento a los objetivos de la entidad.
• Grado de detalle de las acciones y flujogramas que describen la manera de llevar a cabo las tareas actividades y el cumplimiento de los objetivos de los procesos.
• Conocimiento por parte de los empleados, de los procesos, actividades, tareas y responsabilidades a su cargo.
Se puede decir que los procesos y procedimientos son la mayor responsabilidad que una entidad debe de asumir en pro de mejorar y ajustarse a los parámetros de calidad, en procura de que sus programas, proyectos y planes se ajusten a la realidad de su componente misional.

El deporte está en constante evolución y por ello es importante implementar mecanismos de control y seguimiento, en busca de una gestión de calidad. Esto se logrará a través de manuales de procesos y procedimientos, dado que allí se ven reflejados los componentes misionales de la institución, en los que se elaboran los mapas de proceso con sus respectivas acciones a seguir.

En la actualidad no se puede desconocer que para lograr productividad y competitividad se deben establecer e iniciar la implementación de los procesos y procedimientos de todos sus programas, proyectos y planes de acción, que busquen en última instancia el beneficio del cliente de los servicios ofertados para que cumplan con una calidad idónea.

BIBLIOGRAFÍA
Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) Casals y Associates Inc- Casals y Universidad EAFIT. Marco Conceptual y Manual de Implementación Modelo Estándar de Control Interno. 2002
Manual de Procesos y Procedimientos http://www.fodesep.gov.co/nuevo/admin/imagenesWeb/4937MANUAL_PROCESOS_PROCEDIMIENTOS.pdf.
Summers. Donna. Administración de la calidad. Segunda edición 2009. Edi. Pearson.

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